Procedure registratie en erkenning

De zuivel sector

De procedure bestaat uit de volgende onderdelen, die hieronder nader zijn toegelicht:

1. Registratie en erkenning
2. Soorten beoordelingen
3. Werkwijze registratie, beoordeling en erkenning;

• Aanvraag
• Beoordeling en rapportage
• Beoordeling en besluit over erkenning
• Rapportage aan het bedrijf

4. Handhaven of intrekken van erkenning

1. Registratie en erkenning

Alle zuivelbedrijven moeten óf worden erkend óf worden geregistreerd. De bedrijven waar het COKZ het toezicht uitvoert worden door het COKZ opgenomen in een register. Het register van de erkende bedrijven staat ter beschikking van de NVWA.
Bedrijven die zijn opgenomen in het COKZ-register hoeven zich niet ook nog bij de NVWA te laten registreren.

De volgende bedrijven zijn erkenningsplichtig:

• Ontvanger van boerderijmelk (verwerking en op- en overslag van melk)
• Fabrieksmatige zuivelbereider
• Opvolgende bereider
• Kaasveredelaar
• Opslaglocatie met geconditioneerde temperatuur
• Bereider van bijzondere voeding
• Boerderijzuivelbereider en kleinschalige zuivelbereider

Via de pagina registers erkende bedrijven kunt u de meest actuele registers downloaden. Voor een overzicht van erkende bedrijven in andere EU-landen verwijzen wij u naar de website van de Europese Unie 

Niet erkenningsplichtig zijn melkveehouderijen, bedrijven met ongeconditioneerde opslag van zuivelproducten en bedrijven die zuivelproducten maken en deze geheel direct aan de eindverbruiker/consument verkopen.

In geval u nadere vragen heeft in hoeverre uw bedrijf erkenningsplichtig is of kan volstaan met registratie kunt u contact opnemen met het team Gegevensverwerking van het COKZ via e-mailadres gegevensverwerking@cokz.nl.

2. Soorten beoordelingen

Het COKZ voert ten aanzien van nieuwe bedrijven dan wel nieuwe activiteiten de volgende soorten beoordelingen uit op het voldoen aan de voorschriften van het hygiënepakket:

• Bij een eerste beoordeling;

Bij een eerste beoordeling kan, indien van toepassing, een voorlopige erkenning worden verleend als aan de voorschriften voor infrastructuur en uitrusting is voldaan. Bij een voorlopige erkenning moet binnen 3 maanden een volgende beoordeling plaatsvinden.

• Vervolg beoordeling;

Bij een vervolg beoordeling wordt bepaald of een bedrijf aan alle voorschriften ten aanzien van hygiënepakket voldoet. Indien dit in voldoende mate is aangetoond wordt er een definitieve erkenning aan het bedrijf toegekend.
De voorlopige erkenning kan eventueel worden verlengd als er veel vooruitgang is geboekt met het voldoen aan de voorschriften, maar er toch nog tekortkomingen zijn geconstateerd, zodat een definitieve erkenning nog niet toegekend kan worden. De voorlopige erkenning wordt maximaal voor 6 maanden verleend.

• Beoordeling n.a.v. wijziging activiteiten

Indien de aard van de activiteit van het bedrijf is gewijzigd, dient het bedrijf dit aan het COKZ te melden, waarna er een extra beoordeling kan worden uitgevoerd.
Beoordelingen in verband met erkenning verleningen zullen meestal aangekondigd plaats vinden. Echter indien de aard van de tekortkomingen daar aanleiding voor geven kan de beoordeling ook onaangekondigd worden uitgevoerd.

3. Werkwijze registratie, beoordeling en erkenning

Bij  het aanmelden van een nieuw bedrijf of nieuwe locatie worden de volgende stappen onderscheiden:

1. Aanvraag
2. Beoordeling en rapportage
3. Beoordeling en besluit over erkenning
4. Rapportage aan het bedrijf

3.1 Aanvraag

Om te mogen produceren, moeten zuivelbedrijven een aanvraag indienen bij het COKZ. De volgende gegevens moeten worden aangeleverd: Inschrijfnummer bij de Kamer van Koophandel, naam, adres, vestigingsplaats en de aard van de activiteiten. Na aanvraag wordt het bedrijf in het COKZ-register geregistreerd en start indien noodzakelijk de procedure voor erkenning verlening.

U vindt onderaan deze pagina het COKZ Aanmeldingsformulier EU hygiënepakket voor (nieuwe) bedrijven die zich aan willen melden in het kader van het EU hygiënepakket.

3.2 Beoordeling en rapportage

1. Er wordt een afspraak met het bedrijf gemaakt voor het uitvoeren van de beoordeling.
2. Een beoordeling bestaat uit:

• Inleidend gesprek
• Beoordeling van de aspecten ten aanzien van alle voorschriften van het hygiënepakket
• De beoordeling gaat over elk stadium van productie inclusief de documentatie

3. Na de beoordeling volgt een evaluatiegesprek met de vertegenwoordiger(s) van het bedrijf. In het evaluatiegesprek worden de geconstateerde tekortkomingen doorgenomen en afspraken gemaakt over de wijze waarop en binnen welke termijn deze moeten worden verholpen, hierbij rekening houdend met de ernst van de tekortkomingen.
4. In de rapportage van de beoordeling is minimaal het volgende opgenomen:

• Doel van de beoordeling;
• Resultaat van de beoordeling;
• De afspraken met het bedrijf voor het nemen van corrigerende maatregelen om de tekortkomingen op te heffen.

3.3 Beoordeling en besluit over erkenning

Op basis van de beoordeling en rapportage van de buitendienst medewerker wordt een afgewogen en verantwoorde erkenningsbeslissing genomen, namens de minister van VWS, door het COKZ. De buitendienst medewerker zal geen uitspraken doen over een eventueel erkenningsbesluit, maar kan de consequenties van het besluit wel toelichten.

Het besluit met betrekking tot erkenning kent drie mogelijkheden:

• Voorlopige erkenning: het bedrijf voldoet in voldoende mate aan de gestelde eisen;
• Definitieve erkenning: het bedrijf voldoet in voldoende mate aan de gestelde eisen;
• Geen erkenning: één of enkele ernstige tekortkomingen. Meerdere aspecten zijn als onvoldoende beoordeeld.

3.4 Rapportage aan het bedrijf

Het COKZ zendt de rapportage van de beoordeling met een begeleidende brief met daarin de erkenningsbeslissing aan het betrokken bedrijf.

4. Handhaven of intrekken van erkenning

Het besluit met betrekking tot handhaven of intrekken van een erkenning kent twee mogelijkheden:

• Bij het handhaven van de erkenning voldoet het bedrijf in voldoende mate aan de gestelde eisen
• Bij het intrekken van de erkenning:
  > Heeft het bedrijf n.a.v. de voorgaande beoordeling een aanzegging gehad dat de erkenning wordt ingetrokken;
  > Zijn er één of enkele ernstige tekortkomingen geconstateerd en kan het bedrijf met betrekking tot deze tekortkomingen onvoldoende garanties bieden voor toekomstige productie;
  > Heeft het bedrijf geweigerd medewerking aan de uitvoering van de beoordeling te verlenen;
  > Is het bedrijf gestopt met de activiteiten waarvoor eerder een erkenning is verleend.

Het intrekken van de erkenning: Alvorens over te gaan tot intrekking van de erkenning zal het bedrijf de gelegenheid worden gegeven schriftelijk en mondeling de zienswijze vanuit het bedrijf aan te geven bij het COKZ. Vervolgens wordt (het advies voor) het besluit omtrent het al dan niet intrekken van de erkenning verder voorbereid en genomen en de NVWA wordt gevraagd de erkenning, namens de minister van VWS, in te trekken.

In plaats van het intrekken van de erkenning kan deze ook worden opgeschort als zodanige afspraken met het bedrijf kunnen worden gemaakt dat binnen een redelijke termijn de tekortkomingen worden opgeheven. Dit laat onverlet dat bij ernstige tekortkomingen per direct zodanige maatregelen moeten worden genomen dat deze worden opgeheven.

De consequentie van het intrekken of opschorten van de erkenning is dat het verboden is om nog erkenningsplichtige activiteit te ontplooien gerelateerd aan een bedrijf.

Aanmelden

> Formulier aanmelding erkenning of registratie

Beëindiging erkenning of registratie

> Formulier beëndiging erkenning of registratie