Procedure registratie en erkenning

De procedure bestaat uit de volgende onderdelen, die hieronder nader zijn toegelicht:
1. Registratie en erkenning
2. Soorten beoordelingen
3. Werkwijze registratie, beoordeling en erkenning
4. Aanvraag/registratie
5. Beoordeling en rapportage
6. Erkenningsbeslissing
7. Afhandeling besluit

1. Registratie en erkenning
Alle zuivelbedrijven (en levensmiddelenbedrijven) moeten óf worden erkend óf worden geregistreerd. De bedrijven waar het COKZ het toezicht uitvoert worden door het COKZ opgenomen in een register. Het COKZ draagt er zorg voor dat dit register ter beschikking staat van de NVWA.

Bedrijven die zijn opgenomen in het COKZ-register behoeven zich dus niet nogmaals bij de NVWA te laten registreren.

De meeste bereiders van zuivelproducten moeten op grond van EG-Verordening Nr. 853/2004 worden erkend. De volgende bedrijven zijn erkenningsplichtig:

  • Bereiders van zuivelproducten
  • Bedrijven die kaas rijpen, versnijden, raspen en/of verwerken
  • Ompakkers en/of verpakkers van zuivelproducten
  • Koelhuizen of opslag onder geconditioneerde omstandigheden van zuivelproducten

Niet erkenningsplichtig zijn bedrijven die zuivelproducten bereiden en deze geheel direct aan de eindverbruiker / consument verkopen, zoals bijvoorbeeld een boerderijzuivel-bereider die al zijn op de boerderij geproduceerde zuivelproducten uit huis verkoopt aan de consument.

Deze bedrijven moeten echter wel aan een groot aantal voorschriften van het hygiënepakket voldoen.

In geval u nadere vragen heeft in hoeverre uw bedrijf erkenningsplichtig is of kan volstaan met registratie kunt u contact opnemen met het team Gegevensverwerking van het COKZ, tel. 033-4965 696

Via de pagina publicaties kunt u de meest actuele registers downloaden voor erkende zuivelbedrijven, erkende boerderijzuivelbereiders en goedgekeurde laboratoria. Voor een overzicht van erkende bedrijven in andere EU-landen verwijzen wij u naar de website van de Europese Unie.

2. Soorten beoordelingen
Het COKZ voert de volgende soorten beoordelingen uit op het voldoen aan de voorschriften van het hygiënepakket:

  • Eerste audit: Dit is een audit die voor het eerst in het kader van deze procedure wordt uitgevoerd.
  • Vervolgaudit: Dit betreft een volledige audit waarbij alle punten van de beoordelingslijst (zie voorschriften) worden beoordeeld. Een vervolgaudit wordt uitgevoerd nadat erkenningverlening c.q. een eerste audit heeft plaatsgevonden. Een vervolgaudit wordt minimaal eenmaal per drie jaar uitgevoerd.
  • Tussentijdse audit: Minimaal eenmaal per jaar wordt een audit uitgevoerd. Ingeval geen eerste of vervolgaudit in betreffend jaar wordt uitgevoerd, dan wordt een tussentijdse audit uitgevoerd. Een tussentijdse audit heeft betrekking op de veranderlijke aspecten in het bedrijf en op tekortkomingen van voorgaande beoordeling.
  • Extra audit of toezicht-inspectie. Naar het oordeel van het COKZ kan worden besloten tot het uitvoeren van een extra audit of toezicht-inspectie.

Een audit wordt in principe aan het bedrijf aangekondigd. Ingeval hier op basis van de aard van de geconstateerde tekortkomingen aanleiding toe is, kan het COKZ besluiten een audit onaangekondigd uit te voeren.

Een inspectie wordt niet aangekondigd.

3. Werkwijze registratie, beoordeling en erkenning
Bij de beoordeling en erkenningverlening worden de volgende stappen onderscheiden:

1. Aanvraag
2. Uitvoering audit en rapportage
3. Beoordeling en besluit over erkenning
4. Rapportage aan het bedrijf

Bij zuivelbedrijven die geen erkenning behoeven worden overeenkomstige beoordelingen uitgevoerd, echter zonder besluit omtrent erkenningverlening.

4. Aanvraag/Registratie
Zuivelbedrijven die erkenningsplichtig zijn, moeten -om voor erkenning in aanmerking te kunnen komen- een aanvraag indienen bij het COKZ onder opgaaf van naam, adres, vestigingsplaats en aard van activiteiten. Na aanvraag wordt het bedrijf in het COKZ-register geregistreerd en start de procedure voor erkenningverlening.

Bedrijven die geen erkenningsplicht hebben moeten zich bij het COKZ laten registreren.
Dergelijke bedrijven moeten dit schriftelijk bij het team Gegevensverwerking van het COKZ doen onder opgave van naam, adres, vestigingsplaats en aard van activiteiten. Het register van het COKZ is via een websiteverbinding gekoppeld aan een totaalregister voor Nederland van de NVWA.

U vindt onderaan deze pagina onder Downloads het Aanmeldingsformulier EU-Hygiënepakket voor nieuwe bedrijven die zich aan willen melden in het kader van het EU-Hygiënepakket.

5. Beoordeling en rapportage

  1. De keurmeester maakt een afspraak met het bedrijf voor uitvoering van de beoordeling.
  2. Een beoordeling bestaat uit:
    • Inleidend gesprek
    • Beoordeling van de aspecten zoals aangegeven onder voorschriften
    • De beoordeling heeft betrekking op elk stadium van productie: transport, productie, opslag van melk en zuivelproducten. Er moet aantoonbare aansluiting plaatsvinden op de voor- en naschakel waarbij geen stadium tussen wal en schip geraakt.
    • Beoordeling van de controlesystemen en –resultaten van de bedrijven zelf, waarbij expliciet aandacht wordt besteed aan de betrouwbaarheid hiervan.
    • Inspectie van:
      • Het bedrijf (gebouwen, omgeving, installaties, uitrusting, machines, transport-middelen, e.d.)
      • Grondstoffen, halffabrikaten, zuivelproducten, ingrediënten, hulpmiddelen bij verwerking en andere producten die gebruikt worden bij de bereiding en productie van zuivelproducten;
      • Materialen en artikelen die bestemd zijn om met levensmiddelen in aanraking te komen;
      • Schoonmaakmiddelen, bestrijdingsmiddelen, behandelingsmiddelen/verf voor gebouw en installaties;
      • Reinigingsprocessen, uitvoering schoonmaak en –onderhoudsactiviteiten;
      • Etikettering/aanduidingen in relatie tot hygiëne:
        • Hygiëne
        • Evaluatie van de procedure inzake goede fabricagepraktijken, goede hygiënepraktijken en HACCP.
        • Documentatie
        • Gesprekken met de exploitant en personeel
        • Registraties
        • Eventueel eigen metingen, controles en officiële monsters
        • Andere noodzakelijke beoordelingen
  3. Inventarisatie van de bevindingen door de keurmeester.
  4. Evaluatiegesprek met de vertegenwoordiger(s) van het bedrijf. In het evaluatiegesprek worden de geconstateerde tekortkomingen doorgenomen en afspraken gemaakt over de wijze waarop en binnen welke termijn deze moeten worden verholpen, rekening houdend met de ernst van de tekortkomingen.
  5. In de rapportage van de beoordeling is minimaal het volgende opgenomen:
    • Doel van de beoordeling;
    • Soort beoordeling;
    • Resultaat van de beoordeling in de vorm van de geconstateerde tekortkomingen en opmerkingen;
    • De afspraken met het bedrijf voor het nemen van corrigerende maatregelen om de tekortkomingen op te heffen.

6. Erkenningsbeslissing

Een erkenningsbeslissing (bij erkenningsplichtige bedrijven) is nodig:

  • Bij een eerste beoordeling;
  • Als de aard van de activiteiten is gewijzigd (bijvoorbeeld als een koelhuis ook gaat bereiden);
  • Als tijdens een beoordeling zodanige constateringen worden gedaan dat naar het oordeel an het COKZ een besluit noodzakelijk is. In dergelijk gevallen wordt een volledige beoordeling uitgevoerd of is het aantal beoordelingspunten zodanig dat op basis hiervan een afgewogen en verantwoorde erkenningsbeslissing kan worden genomen.

Bij een eerste beoordeling kan een voorlopige erkenning worden verleend als aan de voorschriften voor infrastructuur en uitrusting is voldaan. Bij een voorlopige erkenning moet binnen 3 maanden een beoordeling plaatsvinden. De voorlopige erkenning kan worden verlengd als er veel vooruitgang is geboekt met het voldoen aan de voorschriften maar is maximaal 6 maanden geldig.

Een erkenningsbeslissing is niet nodig:

  • In andere gevallen dan de bij 1. aangegeven situaties bij bereiders van zuivelproducten;
  • In geval van alleen huisverkoop;
  • In geval van opslaglocaties met opslag van zuivelproducten onder niet-geconditioneerde omstandigheden.

Het COKZ zendt in deze gevallen de rapportage van beoordeling met een begeleidende brief aan het betrokken bedrijf met het verzoek de eventuele tekortkomingen overeenkomstig de gemaakte afspraken op te heffen.

Het besluit ten aanzien van de erkenning wordt:

  • Bij erkenningverlening en geen erkenning – namens de Minister van VWS – genomen door het COKZ.
  • Het besluit t.a.v. het intrekken van erkenning wordt genomen door de NVWA, waarbij het advies van het COKZ (incl. rapportage van de beoordeling) wordt gezonden aan betrokkenen.

Eerste erkenning; Het besluit kent twee mogelijkheden:

  • Erkenning: het bedrijf voldoet in voldoende mate.
  • Geen erkenning: een of enkele ernstige tekortkomingen. Veel aspecten zijn als onvoldoende beoordeeld.

Aan elke locatie die wordt erkend wordt een erkenningsnummer toegekend. Het bedrijf mag het erkenningsnummer ook gebruiken op niet-zuivelproducten die zijn bereid in de betreffende locatie.

Handhaven of intrekken van de erkenning; Het besluit kent twee mogelijkheden:

  1. Handhaven van de erkenning: het bedrijf voldoet in voldoende mate aan de eisen.
  2. Intrekken van de erkenning:
    • Het bedrijf heeft n.a.v. de voorgaande beoordeling een aanzegging gehad dat de erkenning wordt ingetrokken;
    • Er zijn een of enkele ernstige tekortkomingen geconstateerd en het bedrijf kan t.a.v. deze tekortkomingen onvoldoende garanties bieden t.a.v. toekomstige productie;
    • Het bedrijf weigert medewerking aan de uitvoering van de beoordeling;
    • Het bedrijf is gestopt met bereiding van zuivelproducten.

In plaats van het intrekken van de erkenning kan de erkenning ook worden opgeschort als zodanige afspraken met het bedrijf kunnen worden gemaakt dat binnen een redelijke termijn de tekortkomingen zijn opgeheven. Dit laat onverlet dat bij ernstige tekortkomingen per direct zodanige maatregelen moeten worden genomen dat betreffende tekortkomingen als minder ernstig kunnen worden aangemerkt.

7. Afhandeling besluit
Nadat het besluit is genomen verzendt het COKZ de brief met het besluit aan het bedrijf alsmede de rapportage van de uitgevoerde beoordeling. In geval van het intrekken van de erkenning wordt het advies van het COKZ en de rapportage van de beoordeling gezonden aan de NVWA.
In het register wordt het besluit t.a.v. de erkenning vastgelegd.
Ingeval in de brief is aangegeven dat wordt overwogen om de erkenning in te trekken wordt de consequentie vermeld dat bij het overgaan tot het intrekken van de erkenning het verboden is zuivelproducten te bereiden voor het in de handel brengen.
Intrekken van de erkenning: Alvorens over te gaan tot intrekking van de erkenning zal het bedrijf de gelegenheid worden gegeven schriftelijk en mondeling de zienswijze vanuit het bedrijf aan te geven bij het COKZ. Vervolgens wordt (het advies voor) het besluit omtrent het al dan niet intrekken van de erkenning verder voorbereid en genomen.

Nieuwe beoordeling na geen of intrekken van de erkenning wordt pas uitgevoerd na een schriftelijke aanvraag van het bedrijf.

Downloads:
> Aanmeldingsformulier EU-Hygiënepakket